NEWSROOM-Wissen: Wie stelle ich ab 2014 eine E-Rechnung an den Bund?

12. Mai 2014 Drucken

Seit 1. Jänner 2014 ist eine digitale Rechungslegung an Bundesdienststellen verpflichtend. Signierte PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Das Finanzministerium erklärt in einem 4-minütigem Video, welche Rechnungen es in Zukunft zu bezahlen gedenkt.  Keine Gemeinsamkeit mit herkömmlichen Rechnungssignaturen Voraussetzung für die Nutzung des Services „E-Rechnung an den Bund“ ist die Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP). Die neuen elektronischen Rechnungen in strukturierter Form unterscheiden […]

Seit 1. Jänner 2014 ist eine digitale Rechungslegung an Bundesdienststellen verpflichtend. Signierte PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Das Finanzministerium erklärt in einem 4-minütigem Video, welche Rechnungen es in Zukunft zu bezahlen gedenkt. 

Keine Gemeinsamkeit mit herkömmlichen Rechnungssignaturen

Voraussetzung für die Nutzung des Services „E-Rechnung an den Bund“ ist die Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP). Die neuen elektronischen Rechnungen in strukturierter Form unterscheiden sich wesentlich von der E-Rechnung an Unternehmen, da sie in einem speziellen technischen Format eingebracht werden müssen. Elektronische Rechnungen in strukturierter Form können über usp.gv.at an Bundesdienststellen übermittelt werden.

PDF und Fax sind out

Rechnungen, die z.B. im PDF-Format mittels E-Mail oder mittels Fax übermittelt werden, werden von den Bundesdienststellen nicht akzeptiert.

Verschiedene Formate

Je nachdem, wie häufig die Unternehmerin/der Unternehmer Rechnungen an Dienststellen des Bundes übermittelt, bieten sich verschiedene Einbringungsartenan.

Das Notfallsystem

Für Unternehmerinnen/Unternehmer, die keine Möglichkeit haben, eine Rechnung in der geforderten technischen Form zu erstellen, oder nur selten Rechnungen an Dienststellen des Bundes übermitteln, steht ein Formular zur Verfügung, in das die Inhalte der Rechnung manuell eingegeben werden können. Nach dem Absenden des ausgefüllten Formulars wird die Rechnung an die angegebene Dienststelle weitergeleitet. Nach dem Ausfüllen des Online-Formulars erhält der Unternehmer eine Erfassungsbestätigung der e-Rechnung im Format PDF zum Herunterladen bereitgestellt. Nach dem Absenden des ausgefertigten Formulars wird die Rechnung an die angegebene Dienststelle weitergeleitet. Im Erfolgsfall erhält der Rechnungsleger einen generierten Rechnungsnachweis im Format PDF per E-Mail zugesendet. Im Fehlerfall (z.B. die Rechnung kann maschinell nicht zugeordnet werden) wird der Aussteller in einer E-Mail über die Ursachen informiert. Die Rechnung gilt in diesem Fall als nicht angenommen. Es ist daher wichtig, besonderes Augenmerk auf das Ausfüllen des Formulars und auf die korrekte Schreibweise der Kontaktdaten zu legen. Testseite: Unter http://test.erb.gv.at/ kann das Formular testweise ausgefüllt werden.

Gelegentliche Rechnungslegung aus eigenem Fakturierungssystem

Wenn nur ab und zu Rechnungen an Dienststellen des Bundes gelegt werden und die Möglichkeit besteht, aus dem eigenen Fakturierungssystem oder mithilfe des ebInterface Word Plugins der WKÖ eine elektronische Rechnung in strukturierter Form zu erstellen, wird empfohlen, die Rechnungen mittels Upload zu übermitteln. Damit die E-Rechnung vom System angenommen werden kann, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Einige dieser Kriterien (z. B. Dateiformat, Pflichtfelder) werden sofort beim Upload geprüft. Der Rechnungsleger erhält im Fehlerfall eine direkte Rückmeldung. Nach dem erfolgreichen Upload werden andere Bedingungen (z. B. Referenzdaten zur Bestellung und zur Bestellorganisation) geprüft.

Für ständige Geschäftsbeziehungen gibt es eigenes Webservice

Die automatische Übertragung mittels Webservice bietet sich an, wenn viele elektronische Rechnungen in strukturierter Form an Dienststellen des Bundes übermittelt werden. Das manuelle Hochladen wäre in diesem Fall zu aufwändig.   Mehr zum Thema: