DSGVO: 10 Tipps für Unternehmen zum neuen Datenschutzgesetz

18. Februar 2018 Drucken
DSGVO: 10 Tipps für Unternehmen zum neuen Datenschutzgesetz
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Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bietet Betroffenen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und räumt ihnen zugleich eine erweiterte Ausübung von Rechtsmitteln ein. Für praktisch jedes Unternehmen bedeutet dies einen erhöhten Dokumentationsaufwand: Sie müssen in einem sogenannten Verfahrensverzeichnis auflisten, welche Daten über wen wo zu welchem Zweck aufbewahrt werden – und wer darauf zugreifen darf.

Am 25. Mai 2018 wird die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Kraft treten. In Österreich wurde die DSGVO am 29. Juni 2017 im Nationalrat beschlossen und in nationales Recht übergeführt. Aufsichtsbehörden können unter dieser neuen Anforderung deutlich höhere Geldbußen verhängen. Heimische Unternehmen sind gefordert, sich aktiv mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. Die Unternehmensberatung PwC Österreich hat zehn Tipps formuliert, wie sich Unternehmen auf die neue Gesetzeslage im Datenschutz einstellen sollten.

Vom Verfahrensverzeichnis bis Datenschutzfolgeabschätzung

Im Rahmen der DSGVO sind Unternehmen mit strengeren Pflichten zur Dokumentation ihrer Datenschutz-Compliance konfrontiert. Darüber hinaus sieht die Verordnung eine formalisierte Datenschutz-Folgenabschätzung auf IT-System-Ebene und Prozessebene vor. „Dies bedeutet eine verpflichtende Erhebung und Bewertung möglicher Risiken im Zuge der Einführung neuer bzw. Änderung bestehender Prozesse oder IT-Systeme“, heißt es in einer Aussendung von PwC . Die per Gesetz definierten hohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro bzw. vier Prozent des globalen Jahresumsatzes eines Unternehmens zeigen den Stellenwert, der dem Thema Datenschutz zukünftig gegeben wird. PwC Österreich hat Ratschläge formuliert, wie sich Organisationen für die DSGVO rüsten.

Zehn Datenschutz-Tipps für Ihr Unternehmen

  • Verstehen Sie, was Datenschutz für Ihr Unternehmen bedeutet

Es ist wichtig, eine unternehmensweite Strategie für Datenschutz bzw. den Umgang mit personenbezogenen Daten zu haben. Planen und steuern Sie bewusst die Risiken und die umzusetzenden Maßnahmen.

  • Ermitteln Sie, welche Daten Sie gespeichert haben und wo sie sind

Sie sollten nachvollziehen können, welche Daten gesammelt werden, warum die Daten benötigt werden, wo sich die Daten befinden und wer Zugriff auf diese hat. Fragen Sie sich, was Ihre wesentlichen Datenquellen sind und wie lange Daten gespeichert werden. Diese Informationen sind im Verfahrensverzeichnis zu sammeln

  • Verstehen Sie die Nutzung Ihrer Daten durch Dritte

Die meisten Organisationen nutzen Angebote von Dienstleistern. Das können Kunden, Zulieferer, Behörden oder andere Partner sein (z.B. Rechenzentren oder externe Lohnverrechner). In der DSGVO-Sprache sind dies sogenannte Auftragsverarbeiter. Es ist wichtig, sicherzustellen und zu dokumentieren, dass Ihre Dienstleister mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Daten ordnungsgemäß umgehen.

  • Verstehen Sie Datenschutz- und Datensicherheitsrisiken

Fragen Sie sich, welche Risiken mit der Verarbeitung von personenbezogener Daten verbunden sind. Sind es Risiken, die Sie alleine steuern können oder benötigen Sie hierfür Ihre Dienstleister? Die Risiken können sowohl organisatorischer, als auch technischer Natur sein. Ermitteln Sie auch, welche externe Faktoren Ihren Geschäftsbetrieb gefährden können und wie Sie als Unternehmen darauf reagieren. Die Erfahrungen sind in der Datenschutzfolgeabschätzung anzuführen.

  • Führen Sie eine Datenschutzstrategie ein

Sie sollten die rechtlichen Entwicklungen im Bereich Datenschutz sowohl im Inland als auch im Ausland berücksichtigen und diese in Ihrer Unternehmensplanung und -strategie berücksichtigen. Gerade in der möglichen unterschiedlichen Auslegung der Öffnungsklauseln der einzelnen Länder, können Komplexität verursachen.

  • Begrenzen Sie Ihre Datenmenge

Verwenden Sie Ihre Daten ausschließlich zu vorher formulierten Zwecken oder für mehr? Müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Zweckbindung der Daten schulen? Wie wird dieser Umstand eingehalten? Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen verwalteten Daten nur zu vorab definierten Zwecken genutzt werden.

  • Verwalten Sie die Zustimmungen und Einwilligungen von externen Daten

Betroffene sind berechtigt zu wissen, nicht nur wie und zu welchen Zwecken ihre persönlichen Daten genutzt werden, sondern auch mit wem die relevanten Daten geteilt werden.

  • Modernisieren Sie Infrastruktur und IT-Governance

Wie lange würde es dauern bestimmte, personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen zu identifizieren? Wie stellen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit sicher? Berücksichtigen Sie neue Anforderungen rechtzeitig in Ihrer Aufbau und Ablauforganisation („Data Breach Notification“).

  • Schaffen Sie Transparenz für Ihre Kunden und Mitarbeiter

Datenschutz gilt heutzutage als ein deutliches Unterscheidungsmerkmal am Markt. Sowohl die Kunden, als auch die Mitarbeiter erwarten von Unternehmen, dass personenbezogene Daten angemessen verarbeitet werden. Die Transparenz zwischen Ihrer Organisation und Kunden / Mitarbeitern ist der Erfolgsschlüssel.

  • Ernennen Sie einen Ansprechpartner

Obwohl nicht jede Organisation einen Datenschutzbeauftragten benötigt, plädiert Pwc dafür , einen verantwortlichen Mitarbeiter zu benennen. Dieser fungiert als Schnittstelle zu den Aufsichtsbehörden, wahrt das Datenschutzbewusstsein in Ihrem Unternehmen und überwacht die Datenschutz-Compliance.

 

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