In der Digitalisierung des Rechnungswesens liegt eine Menge Potential für Unternehmen, meint LBG Österreich in seinem aktuellen Newsletter. Dort werden die Vorteile am Beispiel einer Apotheke dargestellt.
Ein voll integriertes Rechnungswesen bringt Verbesserungen hinsichtlich Datenverfügbarkeit, Archivierung und Datensicherheit sowie bei der kaufmännischen Unternehmensführung. Mit einem durchgängigen „Digital Workflow“ wird die Zusammenarbeit mit Steuerberatern einfacher -und durch Zeiteinsparung – auch effizienter. So können Personalkosten gespart werden, da nötige Vorbereitungsarbeiten für den Steuerberater in der Apotheke entfallen. Auch kommt es zum direkten Datentransfer mit dem Steuerberater, was bei Buchungs- und Mahnkosten spürbar wird.
Sicherer Datenaustausch
Viele Unternehmen setzen auf branchenspezifische EDV-Software. Die im Apothekenmarkt gängigen Systeme (AVS, Sanodat, Apotronik, Datapharm, Aposys,…) haben bereits Lösungen für den sicheren Datenaustausch mit dem Steuerberater entwickelt oder sind gerade dabei, noch fehlende Schnittstellen zu implementieren, um einen sicheren und unkomplizierten Datenaustausch zu gewährleisten.
Hier macht Digitalisierung Sinn
Ausgangsrechnungen: Über eine Schnittstelle werden die Ausgangsrechnungen aus dem EDV-Apothekensystem exportiert. Die Steuerberatungskanzlei kann neben dem direkten Import in die Buchhaltung auch das Mahnwesen vorbereiten.
Eingangsrechnungen und Zahlungsverkehr: Ideal ist, wenn mit den Lieferanten eine digitale Übermittlung der Eingangsrechnungen vereinbart wird. Alternativ dazu werden Papier-Eingangsrechnungen eingescannt und über das Web-Portal der Steuerberatungskanzlei hochgeladen. Der Steuerberater kann die Eingangsrechnungen so zeitnah verbuchen und im Abgleich mit den Bankdaten innerhalb weniger Tage einen kompletten Zahlungsvorschlag für den Klienten erstellen.
Kassabuch: Über eine Schnittstelle wird das Kassabuch aus dem EDV-System exportiert. Somit entfällt die Führung eines händischen (oder über Excel geführten) Kassabuches.
Bankkonto: Wenn Apotheken und Unternehmen ihren Berater berechtigen, können auch alle Bankkontobuchungen digital übernommen und im Rechnungswesen berücksichtigt werden. Aus Steuerberatersicht sind die Vorteile schlagend: Unternehmen ersparen sich, Bankkontenauszüge auszudrucken, in Ordner zu hängen und an die Steuerberatungskanzlei weiterzuleiten. Allerdings muss der Klient/die Klienten mit dem Steuerberater sehr vertraut sein.
Lohnverrechnung: Sensible Daten aus der Lohnverrechnung können sicher und geschützt (Stichwort: DSGVO) transferiert werden.
Dokumente, Auswertungen: Über das Web-Portal können sämtliche Verträge und Auswertungen rasch und sicher zwischen Apotheke und Steuerberater kommuniziert werden.
Konkrete Vorteile der Digitalisierung
- Einsparen von Personalkosten durch den Wegfall der Vorbereitungsarbeiten und Routinetätigkeiten für die Buchhaltung
- Unternehmerische Tätigkeiten, wie Zahlungsverkehr oder Mahnwesen, können durch die Steuerberatungskanzlei vorbereitet werden
- Unternehmerische Entscheidungen können aufgrund der tagesaktuellen Auswertungen fundierter getroffen werden und bieten einen besseren Überblick über die finanzielle Situation der Apotheke
- Belege sind über das Web-Portal permanent verfügbar und durch die elektronische Archivierung leichter und rascher zu finden.
- Sichere und vereinfachte Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerberatungskanzlei sowie die Archivierung der Daten in einem Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards
- Einsparen von Lagerkosten (da die Aufbewahrung von Papier-Dokumenten ist nicht mehr notwendig ist)
- Der Belegtransport zwischen Unternehmen und der Steuerberatungskanzlei entfällt
- Eingangsrechnungen, die das Unternehmen bereits per E-Mail erhält, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.
