Unternehmen gehen oft in Vorleistung für ihre Kunden, indem erbrachte Leistungen erst nach Erbringung fakturiert werden und dem Kunden auch ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Diese Vorleistung kostet Zeit und Geld. Der Einsatz beider Ressourcen ist aber steuerbar, ist LBG Österreich überzeugt.
Unternehmen müssen häufig die Zeitspanne zwischen Lieferung bzw. Leistungserbringung und dem Zahlungseingang am eigenen Bankkonto finanzieren. LBG Österreich liefert Tipps, wie diese Zeitspanne möglichst kurz gehalten werden kann und Ausfallrisiken minimiert werden:
Auswahl der Geschäftspartner und Vertragsgestaltung
Bei Beginn der Geschäftsbeziehung, und in weiterer Folge je nach Anlass von Zeit zu Zeit, sollten Informationen zu Bonität und Zahlungsverhalten des Kunden eingeholt werden. Im Auftrag ist auf eine genaue Vereinbarung der Zahlungsbedingungen (eventuell mit Eigentumsvorbehalten) zu achten. Mit der Vereinbarung von Anzahlungen kann der Zahlungsfluss entsprechend der Leistungserstellung gestaltet und ein Ausfallrisiko reduziert werden.
Fakturierung
Rechnungen sollten unmittelbar mit Lieferung oder Ende der Leistungserstellung (möglichst elektronisch) versandt werden. Rückfragen aufgrund von unklaren Formulierungen in Rechnungen bindet nicht nur teure Arbeitszeit, sondern verzögert auch den Zahlungseingang.
Mahnungen
Mahnungen sollten zeitgerecht, klar formuliert und mit exakten Terminvorgaben beim Kunden einlangen. Aktives Nachtelefonieren in Form von professionell geführten Mahngesprächen ist oft wirkungsvoller als mehrstufige schriftliche Mahnschreiben.
Klare Mahnstrategie
Darüber hinaus mache es Sinn, klare Standards („Fakturier- und Mahn-Policy“) im Unternehmen umzusetzen.
- Wann wird im Unternehmen fakturiert? Wer ist dafür verantwortlich?
- In der Rechnungswesen-Software sollten jedenfalls Kreditlimits, Mahnstufen, standardisierte Mahnbriefe und ein straffer Mahnzyklus hinterlegt und auf dessen Einhaltung strikt geachtet werden.
Unternehmen reduzieren damit ihr Ausfallrisiko, schaffen Liquidität und eine faire Zusammenarbeit zur Sicherung des nachhaltigen Erfolgs.
