So planen Sie Ihre Inventur richtig

29. Oktober 2019 Drucken
So planen Sie Ihre Inventur richtig
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Rechnungslegungspflichtige Unternehmen müssen jährlich eine Inventur durchführen. Dabei geht es um die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Die Werkzeuge sind simpel: Zählen, Messen und Wiegen, erklären Hübner & Hübner in ihrem News-Blog.

Eine Inventur ist eine Kontrollmöglichkeit,  mit der die tatsächlich vorhandenen Bestände mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen verglichen werden können. Somit können Verluste, die etwa durch Diebstahl oder Schwund entstanden sind, aufgedeckt werden. Weiters stellt die Inventur einen Bestandteil des Jahresabschlusses dar und beeinflusst somit das Betriebsergebnis.

Wer ist zur Inventur verpflichtet?

Als rechnungslegungspflichtige Unternehmen gelten etwa Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) oder auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG), wenn diese die Umsatzschwellen (€ 700.000 in zwei aufeinander folgenden Jahren oder € 1.000.000 einmal) überschreiten. Ausgenommen von einer Inventurerstellung sind freie Berufe (Anwälte) und Land- und Forstwirte.

Am Ende jedes Wirtschaftsjahres

Die Inventur erfolgt am Ende des letzten Arbeitstages im alten Wirtschaftsjahr oder zu Beginn des ersten Arbeitstages im neuen Wirtschaftsjahr. Bei den meisten Unternehmen fällt das Ende des Geschäftsjahres auf den 31.12., daher wird dieser oft als Tag der Inventur angesetzt. Es gibt jedoch noch weitere Inventurmethoden (z.B. Stichprobeninventur, permanente Inventur), die sich im Zeitpunkt, zu dem die Bestandsaufnahme durchzuführen ist, unterscheiden.

Penible Dokumentation

Für die Durchführung der Bestandsaufnahme sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einzuhalten. Darunter fällt neben der Vollständigkeit und Richtigkeit der Inventur insbesondere der Grundsatz der Nachprüfbarkeit. Das bedeutet, dass die Inventurmaßnahmen so zu dokumentieren sind, dass sie ein Sachverständiger ohne besondere Schwierigkeiten nachvollziehen kann. Weiters sollen Aufzeichnungen (etwa Zähllisten) nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen. Diese Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren.
Weicht nun das Ergebnis  – etwa aufgrund gestohlener Waren – von den Büchern ab, ist die Buchhaltung anzupassen. Die Differenz fließt dabei in die Gewinn- und Verlustrechnung ein und spiegelt sich in der Bilanz wider.

Schätzung durch die Finanz

Führt ein Zählfehler zu einem nicht unwesentlichen formellen oder sachlichen Mangel, ist die Finanz zur Schätzung verpflichtet. Als wesentliche Mängel können unter anderem das Fehlen von Inventurlisten, unvollständige oder unrichtige Aufnahmen der Bestände oder das Fehlen von für die Inventur unerlässlichen Grundaufzeichnungen (Schmierzettel, elektronische Warenwirtschaftssysteme etc.) angesehen werden.

Gute Planung notwendig

Die korrekte Durchführung sowie die Dokumentation der Inventur sind enorm wichtig.  Zudem ist die Bestandsaufnahme zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Somit sind eine gute Planung und eine strukturierte Durchführung wertvoll.

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