Durch unser Unternehmenswachstum und unser neues Geschäftsfeld Care+ im B2B-Bereich stand für mich schon Ende 2019 fest, dass wir gewisse Prozesse in Zukunft digitalisieren bzw. professioneller ausgestalten werden. Auch vor der Coronakrise haben wir schon digital und international vernetzt gearbeitet. Ein Teil unserer Programmierer sitzt zum Beispiel in Novi Sad in Serbien. In Timisoara in Rumänien haben wir eine eigene GmbH, die für Rekrutierungsagenden zuständig ist, in Wien haben wir freie Dienstnehmer und in Klagenfurt befindet sich unser Unternehmenssitz. Digitale Kommunikation war daher schon immer ein MUSS und nicht nur ein KANN. Zudem nutzen wir seit Einführung der DSGVO ein Cloudstore-Service eines Kärntner Anbieters, um Daten nicht lokal abzuspeichern sondern digital für alle Mitarbeiter erreichbar zu hosten.
Ich habe die Dinge, die ich für mein Unternehmen aus der Krise lernen konnte und wie wir diese auch in der Zukunft einsetzen werden in 6 Punkten zusammengefasst:
6 Erfahrungen aus der Coronakrise
1. Liquidität sicherstellen: Am Anfang von Corona mussten wir leider die Absage von zwei großen Messen in Kauf nehmen. Hier war eine schnelle Nachfrage bei den Veranstaltern nach Kostenrückerstattung als Verschiebung auf einen späteren Zeitpunkt wichtig, um finanzielle Liquidität sicherzustellen. Fast alle Partner haben einer sofortigen Kostenrückerstattung zugestimmt. Vor allem die Betonung, dass wir ein kleines Unternehmen bzw. Startup seien hat hier meist geholfen. In Zukunft werden wir öfter schneller urgieren und Gutschriften nur in Ausnahmefällen annehmen.
Daneben haben wir gemeinsam mit unseren Investoren und befreundeten Unternehmen rasch alle wichtigen Informationen über mögliche Förderungen recherchiert und diese geteilt –Sharing is caring. Zudem haben wir in Frage kommende Förderungen schnell beantragt bzw. Stundungen erwirkt.
Tipp: Schauen Sie sich in Ihren Umfeld nach gleichgesinnten Unternehmen um und eruieren Sie genau welche Verträge Sie gerade nicht wirklich benötigen um Kosten zu sparen.
2. Regelmäßige Team-Calls: Ab Beginn der Corona-Ausgangsbeschränkungen haben wir wie viele andereR Unternehmen auch unsere Mitarbeiter auf Home Office umgestellt. Schon zwei Wochen vor Beginn haben wir gemeinsam analysiert welche technischen Möglichkeiten jeder Mitarbeiter braucht, um im Home Office voll einsatzfähig zu sein und eine Checkliste erstellt. Gadgets wie Headsets, Maus & Mauspads, Notebooks, Tablets, Tastatur, Smartphone, Webcams und ein schneller Internetzugang waren hier die wichtigsten Punkte. Auch diverse Guidelines zum Arbeiten im Home Office, wie zum Beispiel von Kununu waren für alle Mitarbeiter hilfreich.
Was sich gezeigt hat ist, dass Home Office nur mit klaren Terminvereinbarungen funktioniert. So hatten wir im Kernteam morgens und am Nachmittag fixe Calls um uns auszutauschen und uns über Ziele, Geschehnisse und erreichte Meilensteine zu berichten, im größeren Kreis haben wir zweimal wöchentlich einen Call durchgeführt.
Diese Calls werden wir auch in Zukunft beibehalten. Positiver Nebeneffekt: Da sich unsere international verteilten Teammitglieder teilweise noch gar nicht kannten fühlen sich nun auch unsere Mitarbeiter in Serbien, Rumänien oder Wien näher am Geschehen.
Tipp: Wie viele von Ihnen wissen ist diese Form für manche Mitarbeiter auch aufgrund der Persönlichkeit geeigneter als für andere. Hier muss deshalb ein gutes Mittelmaß gefunden werden.
3. Investors Relations: Wie viele von Ihnen auch haben wir schon seit Jahren Investoren bei uns im Unternehmen an Board. Vor allem während den Ausgangsbeschränkungen war es wichtig aus eigenem Antrieb heraus Liquiditätspläne und Forecasts aktuell zu halten, um die Einbußen und Risiken jederzeit bestmöglich abschätzen zu können. Die Weitsicht der Investoren und ein Mittelmaß aus Druck und Verständnis hat uns diesen Weg erleichtert.
Für die Zukunft werden wir regelmäßiger unser Zahlenwerk nach Risiken überprüfen und uns öfter in einer größeren Gruppe zu Förderungen unterhalten.
Tipp: Informieren Sie Ihre Investoren immer zeitgereicht und auch unaufgefordert über mögliche Risiken. Auch hier siegen Ehrlichkeit und eine vertrauensvolle Basis kann geschaffen werden.
4. Konkrete Kundeninformation: Unsere Kunden im B2B-Bereich haben wir fast wöchentlich über neue Regelungen informiert und sie aufgeklärt wie Betreuungskräfte am besten mit Corona umgehen. Als Kundengoodie haben wir kostenlose FFP2-Masken in Form eines Care-Paketes an alle Familien geschickt. Auch wenn es Probleme im Recruiting gab, haben wir alle Stakeholder zielgerichtet darüber informiert.
Tipp: Ehrlichkeit und häufige Informationen sind in Krisenzeiten für alle Ansprechpartner wichtig. Auch auf kleinere zum Anlass passende Goodies werden wir in Zukunft situationsangepasst Wert legen. Hier geht es nicht wirklich um den Warenwert, sondern um den symbolischen Wert. Überlegen Sie vielleicht mit Ihrem Team was hier in Frage kommen könnte.
5. Digitalisierung von Teilen der Geschäftsprozessen: Haben Sie während Corona Ihre Geschäftsprozesse überdenken müssen? Wir schon. Eine Vielzahl von Kundengesprächen musste durch Corona digital oder telefonisch durchgeführt werden. Mein Learning daraus ist, dass bei einem professionellen Gesprächsablauf beide Partner beträchtliche Reisekosten und Mitarbeiterstunden sparen können.
Tipp: Überlegen Sie in Zukunft, welche Termine wirklich persönlich wahrgenommen werden müssen und welche vielleicht auch mit digitalen Lösungen professionell durchführbar sind.
6. Den Kopf nicht in den Sand stecken: Viele unserer Mitbewerber haben vor allem in der Anfangszeit der Coronakrise unentschlossen reagiert und ihr Business zumindest zeitweise geschlossen. Wir haben gesehen, dass unsere teilweise zwar kostspieligen aber professionellen Strukturen in der Krise Sinn gemacht haben. So konnten wir sogar in der Krise ein Wachstum verzeichnen und werden auch nach der Krise auf diese gemeinsame Kraft im Unternehmen setzen.
Tipp: Eine ruhige und sachliche Führungsrolle einzunehmen ist hier der Schlüssel zum Erfolg.
Anja Silberbauer ist Mitgründern und Geschäftsführerin der Healthtech-Unternehmen Harmony & Care und Care+. Das unter anderem von Hans Peter Haselsteiner als Investor unterstützte Unternehmen macht mobil gegen Missstände in der 24-Stundenbetreuung.
