Ratgeber: Erweiterte Lohnkonto-Pflichten für Arbeitgeber

26. April 2021 Drucken
Ratgeber: Erweiterte Lohnkonto-Pflichten für Arbeitgeber
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Arbeitgeber müssen ab sofort für jeden Arbeitnehmer (auch für beschränkt steuerpflichtige, geringfügig beschäftigte und vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer) ein detailliertes Lohnkonto führen. Die Lohnkontenverordnung legt genau fest, welche (umfassenden) Daten ein Lohnkonto beinhalten muss.

Durch die kürzlich beschlossenen Steuerbegünstigungen für Arbeitnehmer zum Home-Office und zur möglichen erweiterten Kostenübernahme von Wochen-, Monats- und Jahreskarten wurden den Arbeitgeber erweiterte Verwaltungs- und Dokumentationspflichten bei der Führung des Lohnkontos und bei der Ausfertigung von Lohnzetteln auferlegt.

Begründet wird dies damit, dass dadurch für die öffentliche Verwaltung ein effizienter Vollzug sichergestellt wird. Die den Arbeitgeber auferlegte monatliche Führung der Lohn- und Gehaltsverrechnung wird damit wiederum fachlich und administrativ anspruchsvoller und aufwendiger. Sorgfaltsverstöße sind von finanzbehördlichen Maßnahmen bedroht. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat die Lohnkontenverordnung entsprechend geändert. Die Experten von LBG Österreich – Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung haben die wesentlichen Eckpunkte zusammengefasst (Stand: 21. April 2021).

Arbeitgeber: Folgende Informationen müssen nunmehr ab 2021 (ggf. im ersten Halbjahr 2021 im Schätzweg, spätestens ab Juli 2021 korrekte Erfassung) am Lohnkonto zusätzlich enthalten sein:

Anzahl Home-Office-Tage: Sowohl für die Bemessung des höchstmöglichen nicht steuerbaren Home-Office-Pauschales von 3 Euro pro Home-Office-Tag, als auch für die Berechnung der mit Home-Office zusammenhängenden Werbungskosten ist es nunmehr erforderlich, dass die Tage, an denen der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich in seiner Wohnung ausübt (Home-Office-Tage), durch den Arbeitgeber in das Lohnkonto aufgenommen werden. Das gilt unabhängig davon, ob durch den Arbeitgeber ein Home-Office-Pauschale ausbezahlt wird, für wie viele Tage oder in welcher Höhe es nicht steuerbar zugewendet wird.

Zugewendeter Betrag an Home-Office-Pauschale: Wie auch bei anderen Ersätzen des Arbeitgebers, die nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören (z. B. Reisekosten) muss nunmehr auch der zugewendete Betrag an Home-Office-Pauschale aus dem Lohnkonto – und in weiterer Folge aus dem Lohnzettel (L16) – ersichtlich sein. Dadurch soll ein Übergenuss im Falle des Vorliegens mehrerer Arbeitgeber verhindert und eine Pflichtveranlagung durchgeführt werden.

Kalendermonate, in denen der Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers befördert wird: Wie auch bisher sind die Kalendermonate, in denen der Arbeitnehmer im Werkverkehr befördert wird, in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen. Durch die Möglichkeit, die Kosten für Wochen-, Monats- oder Jahreskarten nicht steuerbar zu übernehmen, sind nun auch jene Kalendermonate, für die eine derartige Kostenübernahme erfolgt, im Lohnkonto anzugeben.

Höhe der übernommenen Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte: Auch die Höhe der übernommenen Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte müssen, ähnlich wie Reisekosten und ein ausbezahltes Home-Office-Pauschale, nunmehr in das Lohnkonto aufgenommen werden.