Ärzte sollten bei der Registrierkasse unbedingt Folgendes beachten: Zum Barumsatz zählen Barzahlungen jedoch auch Kredit- oder Bankomatzahlungen sowie vergleichbare Zahlungsarten. Überweist der Patient das Honorar, dann zählt dieser Umsatz nicht zum Barumsatz.
Dies gilt auch für Überweisungen seitens des jeweiligen Sozialversicherungsträgers. Diese Umsätze werden bei der Berechnung der Barumsatz-Grenze nicht miteinbezogen. Besteht eine Hausapotheke, dann stellen die Rezeptgebühren durchlaufende Posten dar und gehören ebenfalls nicht zum Barumsatz.
Mehrere Ordinationssitze, Leistungen außerhalb der Ordination
Gibt es mehrere Ordinationssitze, liegt aus steuerrechtlicher Sicht ein einheitlicher Betrieb vor. Werden in einer der Ordinationen die Umsatzgrenzen überschritten, gilt die Registrierkassenpflicht automatisch auch für die weiteren Ordinationsstandorte.
Ärzte, die Leistungen außerhalb der Ordination (z.B. bei Hausbesuchen) erbringen, müssen keine Registrierkasse mit sich führen, sondern können vor Ort einen händischen Beleg ausstellen, der dem Patienten auszuhändigen ist. Nach Rückkehr in die Ordination sind die Belegdurchschriften sodann zeitnah nachträglich in der Registrierkasse zu erfassen.
Registrierkasse und Belegerteilungsverpflichtung
Jedem Patienten ist ein Beleg zu übergeben. Vom Beleg ist eine Durchschrift anzufertigen und 7 Jahre aufzubewahren. Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Unternehmer ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob Registrierkassenpflicht besteht oder nicht). Zur Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht darf der Registrierkassenbeleg keine persönlichen Daten des Patienten aufweisen. Der Beleg hat folgende Daten zu beinhalten:
- Bezeichnung des leistenden Arztes
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Tag der Belegausstellung
- Art der Leistung (z. B. „Ordination“, „Impfgebühr“, „Produktname“, oder Verweis auf Honorarnote)
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Ob eine Registrierkasse geführt wird oder den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wird von der Abgabenbehörde kontrolliert. Verstöße sind als Finanzordnungswidrigkeit strafbar und können mit einer Strafe bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Die Registrierkasse ist beim Finanzamt über FinanzOnline anzumelden und neben dem Startbeleg muss auch jährlich ein Jahresbeleg bis jeweils 15.2 des Folgejahres über FinanzOnline erfasst werden. Sollte die Registrierkasse länger als 48 Stunden ausfallen, muss dies ebenso gemeldet werden.
Achtung: Muss aktuell noch keine Registrierkasse verwendet werden, so sind vom Arzt die Einnahmen zu überwachen, da vier Monate nach Überschreiten der maßgeblichen Grenzen (15.000 Euro + 7.500 Euro Barumsatz) auch unterjährig eine Registrierkasse einzusetzen ist.
Die Wiener Kanzlei Artus bietet weitere Informationen zur Registrierkasse und Tipps zu den durchzuführenden Meldungen an FinanzOnline.
