Evolution des Arbeitsplatzes verändert die Rolle des Büros nachhaltig

Fast zwei Drittel der hybriden Arbeitskräfte (64 Prozent) glauben, dass sich die Bürokultur für immer verändert hat. Das geht aus der Studie „Evolution des Arbeitsplatzes“, die Poly, ein Hersteller hochwertiger Audio- und Videolösungen, durchgeführt hat. „Die Zunahme hybrider Arbeitsmodelle ist ein Zeichen dafür, dass sich unser Berufsleben weiter verändern wird. Sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer nehmen die neuen Arbeitsformen in den Büros und im Home-Office an. In der Folge steht die Gleichberechtigung von Remote- und Büroarbeitern im Mittelpunkt aller Diskussionen“, sagt Dave Shull, Präsident und CEO von Poly

Für 58 Prozent der Arbeitnehmer bedeutet die Zunahme des Home-Office, dass sie immer erreichbar sind und nicht abschalten können. Dazu Paul Clark, Senior Vice President of EMEA Sales bei Poly: „Viele genießen die Vorteile des hybriden Arbeitens, etwa eine verbesserte Work-Life-Balance, Ruhepausen und Zeit für die Familie. Andere fühlen sich ausgegrenzt und abgekoppelt. So sind beispielsweise 52 Prozent der Befragten der Ansicht, dass Hybrid- oder Heimarbeiter diskriminiert oder anders behandelt werden könnten als Mitarbeiter, die Vollzeit im Büro sind. Zudem befürchten 42 Prozent der Befragten, dass sie bei ihrer Rückkehr ins Büro dem Lärm durch Kollegen ausgesetzt sind.

Besonders belastet fühlt sich die jüngere Generation, von der viele während des Umbruchs erst ins Berufsleben eingetreten sind. Von 62 Prozent der Befragten, die noch nicht in ihrem neuen Büro gewesen sind, sagen 72 Prozent, dass sie der Gedanke daran nachts wachhält. Diese Probleme gilt es zu adressieren, wenn hybride Arbeitsmodelle ein Erfolg werden sollen. Die Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter weiter in den Mittelpunkt stellen und ihnen die nötigen Instrumente an die Hand geben, um ihre Aufgaben im neuen Umfeld bewältigen zu können.“

Grenzen setzen, um Burnouts zu verhindern

Hybrides Arbeiten ist auf dem Vormarsch. 82 Prozent der Befragten beabsichtigen, in Zukunft mindestens einen Tag pro Woche im Home-Office zu bleiben. 54 Prozent planen, ihre Zeit gleichmäßig zwischen Büro und zuhause aufzuteilen. Hintergrund ist der Trend zum „anytime working“, der den Beschäftigten mehr Autonomie darüber einräumt, wann sie ihre Arbeit verrichten. Mehr als zwei Drittel der Befragten (69 Prozent) gaben an, dass der Arbeitstag nicht mehr unbedingt von 9 bis 17 Uhr dauern muss. Auf die Frage nach den Vorteilen des Home-Office waren die drei meistgenannten Antworten: Vermeidung langer Arbeitswege, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie weniger Stress. Auf die Frage, was sie an der Arbeit von zu Hause aus vermissen, nannten die Befragten vor allem Ruhepausen, die Zeit mit der Familie und den pünktlichen Feierabend.

Obwohl viele Arbeitnehmer von den Vorteilen profitieren, verläuft der Übergang zum Home-Office nicht überall reibungslos. Besorgniserregend ist vor allem, dass die Grenzen zwischen flexiblem Arbeiten und „ständiger Erreichbarkeit“ zu verschwimmen scheinen. Als größten Nachteil empfinden die Befragten, dass sie weniger Spaß mit ihren Kollegen haben Als zweitgrößter Nachteil wurde die Erwartungshaltung genannt, auch außerhalb der Arbeitszeit für ihr Unternehmen tätig sein zu müssen. Die Ergebnisse zeigen zudem:

• Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, mangelnde IT-Unterstützung und fehlende Ausrüstung gehören zu den fünf größten Nachteilen im Home-Office. Das deutet darauf hin, dass viele Mitarbeiter nicht mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet sind, um effektiv arbeiten zu können.
• Fast die Hälfte der Befragten (47 Prozent) befürchtet, bei der Arbeit von zu Hause zu wenig von Kollegen und Vorgesetzten zu lernen.
• 52 Prozent glauben, dass Hybrid- oder Heimarbeiter diskriminiert oder anders behandelt werden könnten als Mitarbeiter, die vor Ort im Büro sind.

„Flexibles Arbeiten darf nicht mit ständiger Erreichbarkeit verwechselt werden“, fügt Clark hinzu. „Unternehmen, die ein gesundes Arbeitsumfeld fördern und das Arbeiten zu jeder Zeit ermöglichen, werden eine wesentlich zufriedenere und produktivere Belegschaft haben. Dies ist besonders wichtig, da viele Arbeitnehmer aufgrund der Pandemie gekündigt haben. Unternehmen können es sich jedoch nicht leisten, Talente zu verlieren. Daher müssen sie allen die bestmögliche Arbeitserfahrung bieten – egal ob zuhause oder im Büro.“

Die künftige Rolle des Büros

Die Untersuchung zeigt, dass die Rückkehr ins Büro mit sehr gemischten Gefühlen betrachtet wird. Viele vermissen den Kontakt zu Kollegen und Kunden. Einige befürchten jedoch, dass ihre Leistung im Büro abnehmen wird. Ein besonderes Problem für zurückkehrende Arbeitnehmer ist die Lärmbelastung, da sie zu Konflikten führen kann:

• 56 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass der Lärmpegel im Büro ihre Produktivität negativ beeinflusst. 
• 42 Prozent befürchten, dass es sie wütend machen könnte, wenn ihre Kollegen zu laut sind.
• 60 Prozent glauben, dass laute Kollegen ihre Konzentration negativ beeinflussen.
• Andererseits kehren 34 Prozent gerne ins Büro zurück, weil sie damit dem Lärm zu Hause entfliehen können.

Trotz vieler Bedenken freuen sich die Arbeitnehmer auf mehr zwischenmenschliche Kontakte wie Tratsch im Büro oder Mittagessen mit Kunden und Kollegen. Auch die Rolle des Büros wird sich verändern, wie die Umfrage zeigt. So wollen die meisten Mitarbeiter das Office künftig vor allem für Brainstormings, die Zusammenarbeit mit Kollegen und Besprechungen nutzen. Ein weiterer wichtiger Grund für die Rückkehr in die Präsenz ist der Zugang zu besserer Ausrüstung.

„Die Rolle des Büros und die Art und Weise, wie die Menschen es nutzen wollen, ändern sich. Arbeitnehmer sehnen sich nach menschlicher Interaktion. Sie freuen sich, zurückzukehren“, sagt Clark. „Allerdings sorgen sich viele wegen der Lärmbelastung. Das gilt vor allem für jüngere Arbeitnehmer, für die die Umgebung noch neu ist. Um der zunehmenden Lärmbelästigung entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern die richtige Technologie zur Verfügung stellen – zum Beispiel Produkte mit Geräuschunterdrückung. Sinnvoll ist auch die Schaffung von Ruhezonen, die mit den richtigen Technologien ausgestattet sind.“

Die Auswirkungen auf junge Arbeitnehmer

Die Ergebnisse verdeutlichen auch, wie sich die Fernarbeit auf junge Arbeitnehmer auswirkt. Viele haben Bedenken, zurückzukehren. Zwei Fünftel der Befragten waren bislang nicht in der Lage, ihr neues Büro zu besuchen – entweder weil das Unternehmen umgezogen ist oder weil sie während der Pandemie angefangen haben. Bei den 18-24-Jährigen liegt dieser Anteil sogar bei 62 Prozent.

Jüngere Arbeitnehmer sorgen sich zudem, dass sie durch die Fernarbeit weniger gut Beziehungen knüpfen, mit Gleichaltrigen kommunizieren und sich nicht in dem Maße weiterentwickeln können, wie dies vor der Pandemie möglich gewesen wäre.

• 52 Prozent der Befragten im Alter von 16 bis 24 Jahren befürchten, dass sich die Fernarbeit negativ auf ihre Entwicklung und ihr berufliches Fortkommen auswirkt.
• 53 Prozent der 18- bis 24-Jährigen machen sich Sorgen, dass sie durch die Arbeit im Home-Office weniger gut in der Lage sein könnten, effektiv mit Kollegen zu kommunizieren.
• 50 Prozent der jungen Arbeitnehmer befürchten, dass sie die Kunst des Smalltalks verlernt haben.

Poly rät Unternehmen, den Übergang zu einer dauerhaften Form des hybriden Arbeitens überlegt zu gestalten und zu planen. Hier einige der wichtigsten Empfehlungen:

• Die Persönlichkeitstypen und Arbeitsstilpräferenzen der Mitarbeiter müssen verstanden und berücksichtigt werden, damit jeder so arbeiten kann, wie er will.
• Um überall arbeiten können, müssen die Mitarbeiter über die richtigen Tools verfügen. Videokonferenzen haben sich mittlerweile zum Standard für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt, aber die Qualität der Systeme kann sehr unterschiedlich sein. 
• Zentralisierte Besprechungsräume sollten modernisiert und eine standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht werden.

„Um von den Vorteilen des hybriden Arbeitens profitieren zu können, sollten Unternehmen die Menschen, die Technologien und die Räumlichkeiten gleichermaßen berücksichtigen“, so Clark. „Sie müssen zum einen die Persönlichkeit und den jeweiligen Arbeitsstil ihrer Mitarbeiter verstehen. Zweitens müssen sie definieren, welche Räumlichkeiten in Zukunft für ruhiges Arbeiten oder welche Bereiche für die Zusammenarbeit genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich die technologischen Anforderungen besser einordnen, die Mitarbeiter werden zufriedener und produktiver. Am wichtigsten ist jedoch, dass dadurch alle die gleichen Erfahrungen machen – unabhängig davon, wo, wann und wie sie arbeiten. Dadurch profitiert die gesamte Belegschaft von den Vorteilen einer hybriden Arbeitsstruktur.“