Die Lizenzbedingungen sind oft sehr umfangreich und zuweilen auch in Englisch verfasst. Noch komplexer sind in der Regel die Geschäftsbedingungen, wenn kleine IT-Dienstleister für sich und ihre Geschäftskunden große Softwarepakete anmieten. „Im Fall einer irrtümlichen Überlizenzierung schaden sich die IT-Unternehmen selbst, im Falle einer Unterlizenzierung drohen bei Audits hohe Nachzahlungen. Beides kann sehr teuer werden“, sagt Rüdiger Linhart, Berufsgruppensprecher der Wiener IT-Dienstleister. Jetzt bietet die Fachgruppe UBIT Wien Hilfe an.
Lizenzprüfungen der großen Lizenzgeber sind gar nicht so selten: Wie eine von den Wiener IT-Dienstleistern unter ihren Mitgliedsbetrieben durchgeführte Umfrage ergab, haben 23 Prozent bereits ein- oder mehrmals damit Bekanntschaft gemacht. Hintergrund dafür ist, dass Service-Provider bzw. IT-Dienstleister für sich und ihre Geschäftskunden regelmäßig größere Softwarepakete, Serverkapazitäten oder andere lizenzpflichtige Packages anmieten. „Jedes dieser Unternehmen ist dazu verpflichtet, zum Monatsende darüber eine Meldung abzugeben: Zum Beispiel wie viele Desktop-Lizenzen sie vergeben haben, oder wie viele Server-Lizenzen sie in ihren Rechenzentren eingesetzt haben“, so Linhart.
Laufende Meldungen, Selbstauskünfte und Audits
Zusätzlich zu den monatlichen Meldungen kann jeder IT-Dienstleister in unregelmäßigen Abständen einer Lizenzprüfung durch die Lizenzgeber unterzogen werden. Und zwar nicht nur er selbst, sondern auch seine Geschäftskunden betreffend. 34 Prozent der IT-Dienstleister hatten laut Umfrage angegeben, dass auch ihre Kunden bereits davon betroffen waren. Für gewöhnlich werden die Betriebe zuerst zu einer detaillierten Selbstauskunft aufgefordert. Die Lizenzgeber können aber auch Wirtschaftsprüfungskanzleien mit sogenannten Lizenz-Audits beauftragen, um die Anzahl der gemeldeten Lizenzen zu überprüfen. Es geht aber nicht nur um die Menge, sondern auch darum, ob die richtigen Pakete gemeldet wurden – angesichts der komplexen Lizenzbedingungen nicht immer ein einfaches Unterfangen.
Gefahr der Über- und Unterlizenzierung
„Vor allem für kleinere IT-Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung oder Rechtsexperten besteht die Gefahr, dass sie angesichts der Stresssituation bei einem Audit falsch reagieren und es zu Nachlizenzierungen kommt“, erklärt der Berufsgruppensprecher. Dann besteht das Risiko, dass es zu Nachzahlungen kommt, die in einzelnen Fällen sogar sehr hoch ausfallen können – wobei diese Mehrkosten nicht so ohne Weiteres nachträglich an die eigenen Kunden weiterverrechnet werden können. Zudem sind die Lizenzbedingungen in der Regel hochkomplex: Damit besteht nicht nur die Gefahr einer Unterlizenzierung, sondern auch einer Überlizenzierung, wodurch sich die IT-Dienstleister jahrelang unbemerkt selbst schädigen können.
UBIT: Webinare und geförderte Rechtsberatung
„Uns ist es ein Anliegen, dass für alle Seiten faire Bedingungen herrschen. Daher haben wir uns gemeinsam ein Maßnahmenpaket überlegt, das auch einen sehr starken präventiven Charakter hat“, erklärt Martin Puaschitz, Obmann der Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT Wien). „Wir bieten den Wiener IT-Unternehmen aber nicht nur kostenlose Webinare an, sondern unterstützen auch die Inanspruchnahme von Rechtsberatung in diesem Zusammenhang finanziell“, so Puaschitz.
