Digitalisierung und die damit verbundene Nachhaltigkeit stehen an der Tagesordnung vieler heimischer Unternehmen. Doch ein Blick ins Innere birgt einige Herausforderungen: Ineffiziente manuelle Abläufe, übermäßige Papierprozesse sowie der immerwährende Austausch von Dateien per E-Mail prägen vielerorts nach wie vor den Unternehmensalltag – Reizüberflutung inklusive. Um herauszufinden, wie gut Österreichs Unternehmen im Bereich „Digital Workplace“ aufgestellt sind, wurde im April 2023 die HIRSCHTEC Digital-Workplace-Studie für Österreich durchgeführt.
Digitale Skills gewinnen demnach bei den Mitarbeiter:innen gerade dann an Bedeutung, wenn es darum geht, die komplexer werdenden Aufgabenstellungen in einer hybriden Arbeitswelt zu bewältigen. Ein Bewusstsein dafür, dass es digitale Fähigkeiten braucht, besteht bereits: 63,2 Prozent der Befragten schreiben sich nach eigener Einschätzung gute digitale Skills zu. Während sich aber bei den 50- bis 65-Jährigen derzeit „nur“ 46,8 Prozent digital fit fühlen, sind es bei der „Generation Smartphone“ – also den 18- bis 29-Jährigen – bereits 83 Prozent. Eine Diskrepanz, die es aktuell etwa der Hälfte der langjährigen Mitarbeitenden erschwert, „neue“ Arbeitsweisen und damit wichtige Vorzüge der Digitalisierung in vollem Maße zu nutzen. So zum Beispiel die schnellere Kommunikation bzw. den leichteren Austausch mit Kollegi:nnen, die für 39,4 Prozent der Befragten zur größten Veränderung im digitalen Arbeitsalltag zählen. Gefolgt von der Möglichkeit, Home-Office zu nutzen (36,8 Prozent) sowie Informationen und Anwendungen besser im Blick zu behalten (33,8 Prozent).
Unterschiede zwischen den Generationen
Auch geben 24,6 Prozent der Befragten an, dass sie aufgrund der Digitalisierung strukturierter in ihrer Arbeitsweise sind. Um zukunftsfit zu sein, muss das digitale Level von Mitarbeitenden über alle Altersklassen hinweg angehoben werden: „Der Wandel der eigenen Organisation und Digital Leadership sind essenziell bei der Transformation in die hybride Arbeitswelt. Unternehmen müssen sich im hart umkämpften Wettbewerb um die besten Talente behaupten und dem veränderten Führungsanspruch jüngerer Generationen gerecht werden. Dabei dürfen die älteren Generationen aber nicht vergessen werden. Es wird darauf ankommen, alle im Unternehmen bestehenden Altersgruppen digital zu befähigen und miteinander digital in Kontakt zu bringen“, so Lutz Hirsch, CEO von HIRSCHTEC.
Bei der Benotung des Arbeitsplatzes zeigen die Ergebnisse der Studie, dass sich einige Unternehmen bereits auf den Weg in die Digitalisierung begeben haben, manche noch mehr oder weniger stark hinterherhinken: Rund 20 Prozent schätzen ihr Unternehmen als „sehr digital“ ein und vergeben die Bestnote Eins. 38,6 Prozent schneiden mit einem Gut ab, ein Drittel (34 Prozent) bewegt sich noch im Mittelfeld und nur rund 8 Prozent wurden bei der Einschätzung zur „Digitalisierung im Unternehmen“ mit einer Vier oder Fünf benotet.
Welche Verbesserungsmöglichkeiten das eigene Unternehmen vorwärtsbringen könnten, sehen die Befragten dabei höchst unterschiedlich: Als Favorit der Verbesserung und somit auf Platz 1 kristallisierte sich die Digitalisierung von Dokumenten und damit der Ansatz des papierlosen Büros heraus, andere sehen einen generellen digitalen Aufholbedarf über alle Bereiche hinweg. Auch genannt wurde die Verbesserung der digitalen Ausstattung – so zum Beispiel von Hardware und PCs sowie Software.
3 von 10 Mitarbeitenden wissen nicht, was ein Digital Workplace ist
„Der Digital Workplace bringt Mitarbeitenden in einer hybriden Arbeitswelt mehr Flexibilität, weil er ihnen – unabhängig von Ort und Zeit – eine effizientere und effektivere Zusammenarbeit über Teams, Abteilungen und Standorte hinweg ermöglicht und den Wissenstransfer fördert. Um virtuelle Assets optimal nutzen zu können, müssen die digitalen Möglichkeiten aber erst einmal in den Köpfen des Teams verankert werden. Einen Papierablauf digital abzubilden, reicht bei weitem nicht aus. Vielmehr muss ein Großteil des Arbeitsverhaltens geändert werden“, so Hirsch. Das beginnt damit, dass Mitarbeitende wissen müssen, was der „Digital Workplace“ ist. Hierbei zeigt sich Aufholbedarf: Immerhin gibt nur jede/r zweite Befragte an, mit dem Begriff etwas anfangen zu können, ein Drittel weiß nicht, was damit gemeint ist.
Ebenso gibt nur die Hälfte an, dass es im eigenen Unternehmen einen Digital Workplace gibt. Ist ein Digital Workplace im eigenen Unternehmen vorhanden, geben aber über 80 Prozent der Mitarbeiter:innen an, über alle Anwendungsmöglichkeiten Bescheid zu wissen. Wofür der Digital Workplace dabei am häufigsten genutzt wird: Für die Vernetzung und den Austausch mit Kolleg:innen (60,8 Prozent), zur Informationsbeschaffung (58,4 Prozent), für digitale Prozesse (54,9 Prozent) sowie für die virtuelle Zusammenarbeit (47,1 Prozent). Auffallend dabei ist, dass 9,4 Prozent der Befragten angeben, den vorhandenen Digital Workplace selbst gar nicht zu nutzen – gemeinsam mit der Tatsache, dass rund 10 Prozent der Befragten digitale Arbeitstools kompliziert finden, ein Ergebnis, das den Bedarf an Aufklärungsarbeit deutlich macht: „ Mit der bloßen Einführung oder Weiterentwicklung des Digital Workplace ist es längst nicht getan. Damit die Mitarbeitenden ihn wirklich annehmen, ist es wichtig, die Vorteile für die eigenen Arbeitsabläufe zu vermitteln, Berührungsängste abzubauen, Feedback-Kanäle anzubieten und das Management-Team vom Nutzen für das Unternehmen zu überzeugen. Erst dann können die positiven Effekte der Vernetzung auch wirklich spürbar werden – unter anderem deshalb, weil die interne Zusammenarbeit einfacher wird und Mitarbeitende sich verstärkt ins Unternehmensgeschehen einbringen können“, erläutert Hirsch.
Der Digital Workplace vermag die Bindung der Mitarbeiter:innen zum Unternehmen zu stärken, den Wissenstransfer zu vereinfachen und das Unternehmen auf diese Weise zu einem attraktiven Arbeitsplatz für neue Talente und bestehende Mitarbeitende zu machen. Dennoch begegnen den Österreicher:innen einige Challenges, die als belastend empfunden werden – darunter das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen (35,5 Prozent), alles immer, sofort und gleichzeitig erledigen zu müssen (32 Prozent), das Fehlen von realer, persönlicher Kommunikation (29,9 Prozent) und die Herausforderung, Arbeit von Privatem zu trennen (22,9 Prozent). Auch der Experte weiß, dass eine gelungene Transformation in die hybride Arbeitswelt viel Feingefühl für das Team und eine gute Strategie voraussetzt: „Im hybriden Modell zu arbeiten, heißt auch: weniger gemeinsame Zeit im Büro und mehr digitale Kommunikation. Mit neuen Formaten der Zusammenarbeit, die Präsenz- und Online-Arbeit für alle miteinander verbinden, kann der Wissenstransfer in Unternehmen aber gut gelingen.“
Automatisierung führt zu mehr Produktivität, Effizienz und Nachhaltigkeit
Die Vorteile des Digital Workplace lassen sich nämlich nicht von der Hand weisen: Schon jetzt finden 13,8 Prozent der Befragten, dass ein digitales Arbeitsumfeld weniger Stress bedeutet, weil man sich die Zeit besser einteilen kann – vor allem Jüngere sehen das so. Die Digital Natives sind es vermutlich auch, die zu den rund 18 Prozent der Befragten zählen, die schon heute keine Herausforderungen in der Vernetzung sehen. Auch das Argument, dass ein Mehr an Digitalisierung der Umwelt zugutekommt, überzeugt Mitarbeitende – mehr als 65 Prozent der Befragten glauben an einen positiven Effekt. In etwa drei Viertel merken, dass der Digital Workplace zu einem papierarmen Büro geführt hat (77,2 Prozent). 61,1 Prozent nehmen einen reduzierten Reiseaufwand wahr und 38,3 Prozent sehen ein Einsparen von Zeit und Ressourcen durch kürzere Suchzeiten für Informationen.
